Dwa dni na zdjęcia to niewiele, szczególnie gdy przed obiektywem ma stanąć sporo osób, plan obejmuje kilka lokalizacji, a gotowy materiał będzie później wykorzystywany przez kilkanaście jednostek w całej Polsce.

Tak wyglądało nasze zadanie przy realizacji sesji dla Ochotniczych Hufców Pracy.

Od początku wiedzieliśmy, że potrzebujemy czegoś więcej niż zestawu dobrych portretów. Zdjęcia miały trafić na stronę internetową OHP, do social mediów, materiałów rekrutacyjnych, publikacji oraz bieżącej komunikacji prowadzonej przez jednostki w różnych województwach.

Dlatego pracę zaczęliśmy znacznie wcześniej niż w dniu sesji.

Najpierw wspólnie określiliśmy, jakiego materiału faktycznie potrzeba. Później przełożyliśmy te potrzeby na sceny, lokalizacje i harmonogram. Po zdjęciach przyszła kolej na selekcję pod konkretne zastosowania, a następnie na przygotowanie zasad i narzędzi, dzięki którym z fotografii mogą wygodnie korzystać osoby pracujące w różnych częściach kraju.

Dwa dni wystarczą, jeśli przed sesją zapadną najważniejsze decyzje

Przy takiej produkcji czas na planie szybko się kończy. Każde opóźnienie wpływa na kolejne sceny, a improwizowanie przy kilkudziesięciu osobach zwykle kosztuje więcej czasu, niż się wydaje.

Dlatego przed ułożeniem harmonogramu trzeba było odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań: gdzie zdjęcia będą publikowane, kto będzie je oglądał, jakie obszary działalności OHP chcemy pokazać i czego brakuje w dotychczasowym materiale. Innych kadrów potrzeba do posta rekrutacyjnego, innych na stronę główną, a jeszcze innych do grafiki przygotowywanej przez lokalny zespół.

Dopiero z taką wiedzą można sensownie zaplanować dwa dni zdjęciowe.

Harmonogram obejmował konkretne miejsca, osoby i sceny. Ustaliliśmy też wcześniej zgody, logistykę oraz osoby odpowiedzialne za koordynację po stronie klienta. Dzięki temu na miejscu wiadomo było, kto powinien pojawić się przed aparatem, ile czasu możemy poświęcić na daną sytuację i jakie kadry musimy mieć przed zmianą lokalizacji.

Plan musiał jednak zostawiać trochę luzu. Przy dużej liczbie uczestników zawsze wydarza się coś, czego wcześniej nie da się przewidzieć. Ktoś dociera później, pomieszczenie przez chwilę jest zajęte, scena trwa dłużej albo warunki w danej lokalizacji okazują się inne, niż zakładaliśmy.

Dobre przygotowanie pomaga wtedy szybko zmienić kolejność pracy bez wywracania całego dnia.

Prawdziwe miejsca i ludzie związani z OHP

Skala projektu była związana również z tym, czym zajmuje się sama organizacja. OHP pracuje z młodzieżą, pracodawcami, lokalnymi zespołami i instytucjami. Zamknięcie wszystkich w jednym studiu dałoby wprawdzie większą kontrolę nad produkcją, ale niewiele mówiłoby o ich codzienności.

Fotografowaliśmy więc w miejscach, które faktycznie pasowały do historii opowiadanej na zdjęciach. W realizacji pomogli również lokalni partnerzy, między innymi CKZiU i Fabryka Wójcik.

Przed aparatem pojawiała się młodzież, pracownicy organizacji oraz przedstawiciele władz OHP. Z każdą z tych grup pracuje się trochę inaczej.

Szczególnie przy fotografowaniu młodych ludzi ważne jest, co dzieje się wokół aparatu. Samo ustawienie światła i wskazanie miejsca rzadko wystarcza. Kiedy uczestnicy czują, że każda ich poza jest oceniana, zaczynają pilnować własnych gestów i zachowywać się inaczej niż zwykle. Zdjęcia szybko stają się przez to sztywne.

Dużo lepsze efekty daje spokojne prowadzenie planu, rozmowa i czas na oswojenie się z obecnością fotografa. Zaufanie naprawdę później widać na zdjęciach.

Mieliśmy tu przewagę wynikającą z wcześniejszej współpracy. Kilka lat wcześniej realizowaliśmy już dużą sesję dla OHP, więc znaliśmy zarówno specyfikę organizacji, jak i sposób pracy z uczestnikami. Przy kolejnej produkcji mogliśmy wykorzystać to doświadczenie i sprawniej prowadzić kolejne sceny.

Tempo nie wynikało z poganiania ludzi. Wynikało przede wszystkim z tego, że na miejscu nie trzeba było co chwilę zastanawiać się od początku, co fotografujemy dalej.

Naturalne zdjęcie zaczyna się od przygotowania

Przy pierwszej dużej sesji dla OHP przyjęliśmy zasadę, do której wróciliśmy również tym razem: nie tworzymy fikcyjnego świata wyłącznie na potrzeby aparatu.

Na zdjęciach pojawiają się osoby związane z organizacją. Korzystamy z prawdziwych miejsc i sytuacji możliwie bliskich temu, z czym uczestnicy spotykają się na co dzień. Ograniczamy pozowanie i sztuczną scenografię.

Żeby takie podejście zadziałało, sporo rzeczy trzeba wcześniej uporządkować. Wiadomo, gdzie odbywa się scena, kto bierze w niej udział i po co potrzebujemy danego zdjęcia. Fotograf ma dzięki temu przestrzeń, żeby obserwować to, co dzieje się przed obiektywem, zamiast przez cały czas rozwiązywać problemy organizacyjne.

Właśnie wtedy jest miejsce na gest, spojrzenie albo krótką interakcję, których nie da się sensownie rozpisać w harmonogramie.

Po sesji mieliśmy kilka tysięcy zdjęć. To był dopiero początek selekcji

W ciągu dwóch dni powstało kilka tysięcy fotografii.

Pierwszy etap selekcji był standardowy. Odpadały zdjęcia technicznie słabsze, przypadkowe, powtarzalne albo takie, które niewiele wnosiły do całego zestawu.

Później patrzyliśmy już na materiał inaczej. Liczyło się jego przyszłe zastosowanie. Sprawdzaliśmy, czy konkretny kadr mówi coś o OHP, czy pokazuje relacje między ludźmi i gdzie realnie można go wykorzystać. Braliśmy pod uwagę stronę internetową, posty rekrutacyjne i social media. Ważna była też kompozycja: możliwość wykorzystania zdjęcia w pionie lub poziomie, wykonania sensownego kadru do kwadratu czy pozostawienia miejsca na tekst.

Fotografia, która świetnie wygląda samodzielnie, może być trudna do wykorzystania w projekcie graficznym. Biblioteka marki musi być bardziej różnorodna.

Potrzebowaliśmy więc portretów i zdjęć grupowych, szerokich planów pokazujących otoczenie, detali, scen z większą ilością ruchu oraz spokojniejszych ujęć, które dobrze współpracują z typografią i layoutem.

Dopiero taki zestaw daje projektantom i osobom prowadzącym komunikację realny wybór.

Jedna biblioteka zdjęć, wiele osób korzystających z materiału

OHP działa w całej Polsce. Komunikacja nie powstaje więc przy jednym biurku.

Materiały przygotowują również zespoły w województwach i lokalnych jednostkach. Jedna osoba publikuje informację o wydarzeniu, inna pracuje nad rekrutacją, kolejna potrzebuje zdjęcia do relacji albo grafiki dotyczącej lokalnej inicjatywy.

Przy takiej liczbie użytkowników sam dostęp do wspólnego folderu ze zdjęciami niewiele porządkuje.

Każdy może wybrać inny typ kadru, przyciąć go według własnego pomysłu i połączyć z pozostałymi elementami projektu w zupełnie inny sposób. Poszczególne materiały mogą wyglądać poprawnie, a mimo to trudno będzie rozpoznać w nich komunikację tej samej organizacji.

Dlatego projekt nie zakończył się na przekazaniu biblioteki fotografii.

System Komunikacji, Guidebook i szablony w Figmie

Po sesji przygotowaliśmy rozwiązania, które ułatwiają codzienną pracę ze zdjęciami.

System Komunikacji porządkuje sposób, w jaki materiały wizualne funkcjonują w skali całej organizacji. Jest to szczególnie istotne przy strukturze OHP, w której poszczególne komendy wojewódzkie prowadzą własną komunikację.

Guidebook jest bardziej praktycznym narzędziem. Odpowiada na pytania pojawiające się podczas codziennej pracy: jaki rodzaj zdjęcia wybrać, jak je kadrować, kiedy lepiej użyć portretu, kiedy sceny grupowej i jak połączyć fotografię z tekstem.

Do tego powstały szablony w Figmie. Przygotowaliśmy gotowe układy do postów, relacji, coverów i materiałów rekrutacyjnych. Ich konstrukcja uwzględnia zarówno charakter nowej sesji, jak i identyfikację OHP.

Lokalny zespół może więc wziąć gotowy układ, podmienić fotografię i treść oraz dodać własne informacje. Nie musi za każdym razem rozpoczynać projektu od pustego artboardu, a materiały z różnych regionów nadal wyglądają jak komunikacja tej samej organizacji.

Spójność buduje się również w codziennej komunikacji

Przy organizacji działającej w całym kraju marka powstaje każdego dnia. Widać ją w dużej kampanii, ale równie często odbiorca spotyka się z nią w poście o lokalnym wydarzeniu, grafice rekrutacyjnej, relacji czy prezentacji.

To właśnie dlatego sposób korzystania ze zdjęć jest tak ważny.

Własna sesja daje OHP materiał dopasowany do organizacji, pokazujący jej ludzi i miejsca. Guidebook oraz szablony pomagają później zachować podobny sposób pracy z tym materiałem w wielu jednostkach.

Zdjęcia nie zostają dzięki temu jedynie archiwum z konkretnej produkcji. Stają się zasobem, do którego można regularnie wracać podczas przygotowywania kolejnych materiałów.

Sesja kończy się na planie. Praca nad materiałem trwa dalej

Dwa dni zdjęciowe były najbardziej widoczną częścią całego procesu, ale o użyteczności materiału zdecydowało również to, co wydarzyło się przed nimi i po nich.

Przed sesją określiliśmy potrzeby, ludzi, miejsca i sceny. Przygotowaliśmy harmonogram uwzględniający dużą liczbę uczestników oraz możliwość zmian w trakcie dnia.

Po sesji zdjęcia przeszły selekcję uwzględniającą konkretne sposoby wykorzystania. Później powstały narzędzia potrzebne osobom, które będą pracować z materiałem już bez obecności fotografa czy zespołu projektowego.

To właśnie ten etap często decyduje o tym, jak długo sesja będzie użyteczna.

Dobrze przygotowana biblioteka zdjęć może służyć przez lata, pod warunkiem że łatwo znaleźć w niej potrzebny materiał i wiadomo, jak z niego korzystać.

FAQ

Czy dwa dni wystarczą na dużą sesję zdjęciową dla organizacji?

Tak, jeśli większość kwestii produkcyjnych zostanie rozwiązana wcześniej. Przed sesją warto ustalić potrzebne sceny i lokalizacje, uczestników, harmonogram oraz przyszłe zastosowanie zdjęć. Im mniej podstawowych decyzji trzeba podejmować na planie, tym więcej czasu zostaje na fotografowanie.

Jak przygotować sesję z dużą liczbą osób?

Podstawą jest realistyczny harmonogram i sprawna koordynacja po stronie organizacji. Wcześniej warto ustalić, kto bierze udział w poszczególnych scenach, gdzie dokładnie odbywają się zdjęcia oraz kto odpowiada za kontakt z konkretną grupą uczestników.

Harmonogram powinien również uwzględniać margines na zmiany. Przy większej produkcji korekty w trakcie dnia są czymś normalnym.

Jak sprawić, żeby zdjęcia wyglądały naturalnie?

Pomagają prawdziwe lokalizacje i osoby rzeczywiście związane z organizacją. Sceny powinny mieć związek z tym, co uczestnicy znają ze swojego codziennego doświadczenia.

Duże znaczenie ma też sposób pracy fotografa. Kiedy atmosfera na planie jest spokojna, ludzie po pewnym czasie przestają koncentrować się na aparacie i zachowują się swobodniej.

Dlaczego nie wystarczy przekazać organizacji folderu ze zdjęciami?

Duża liczba zdjęć może wręcz utrudnić pracę, jeśli użytkownik nie wie, czego szukać. Przydatne są wskazówki dotyczące wyboru kadrów, ich przycinania oraz łączenia z pozostałymi elementami projektu.

Bez takich zasad każdy zespół wypracowuje własny sposób korzystania z biblioteki, a z czasem część materiału może zostać całkowicie zapomniana.

Jak utrzymać spójną komunikację w wielu jednostkach organizacji?

Potrzebne są materiały, z których wszystkie zespoły mogą korzystać w podobny sposób, oraz jasne zasady codziennej pracy.

W przypadku OHP przygotowaliśmy w tym celu System Komunikacji, Guidebook i szablony w Figmie. Lokalne zespoły mogą dzięki nim tworzyć własne publikacje, zachowując wspólną logikę wizualną.

Co powinien zawierać guidebook do zdjęć?

Najlepiej, żeby odpowiadał na konkretne pytania osób pracujących z materiałem. Powinien pomagać w wyborze właściwego zdjęcia, kadrowaniu i dopasowaniu fotografii do formatu. Przydatne są również przykłady pokazujące, kiedy wybrać portret lub scenę grupową i gdzie zostawić miejsce na tekst.

Guidebook powinien być przede wszystkim narzędziem do codziennej pracy, a nie dokumentem, do którego nikt później nie zagląda.

Po czym poznać, że zdjęcie jest dobre dla komunikacji marki?

Estetyka jest ważna, ale trzeba również sprawdzić, czy fotografia ma konkretne zastosowanie. Dobry kadr powinien pasować do historii opowiadanej przez organizację i działać w formatach, w których rzeczywiście będzie publikowany: na stronie, w social mediach, reklamie lub materiale rekrutacyjnym.

Dlatego podczas selekcji warto oceniać zdjęcia również z perspektywy przyszłego projektanta albo osoby prowadzącej lokalny profil.

Jak długo może pracować dobrze zaplanowana sesja wizerunkowa?

Materiał z poprzedniej dużej sesji dla OHP był wykorzystywany przez kilka lat. Z czasem część zdjęć zaczęła się powtarzać, zmieniły się popularne formaty komunikacji, a organizacja potrzebowała aktualnych wizerunków ludzi i miejsc.

Dobrze zaplanowana sesja może więc pracować długo, ale jej aktualność warto co jakiś czas ocenić. Biblioteka zdjęć powinna zmieniać się razem z organizacją i sposobem, w jaki ta organizacja komunikuje się z odbiorcami.